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Qual a melhor forma de controlar a entrada de participantes no meu evento

12 Março 2018
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Independentemente do segmento ou porte, a grande maioria dos eventos produzidos precisa da realização do controle de entrada (check-in) dos participantes. Contudo, a solução mais comum – a famosa lista impressa – já não é mais a melhor opção.

Para quem vende ingressos online através de plataformas de venda de ingressos e gestão de eventos, já é possível ter o controle total dos participantes e utilizar a ferramenta para realizar, também, o controle de entrada com mais segurança e muito mais praticidade.

Check-in online
Para os eventos em que existe credenciamento e/ou entrega de kits, geralmente existem funcionários nos balcões com computadores na entrada do evento. Neste caso, a melhor maneira de fazer o controle de entrada é com o check-in online. Neste caso, a lista de participantes pode ser aberta nos computadores acessando a conta do seu evento e, a medida que os participantes forem chegando, pode-se fazer o credenciamento e o check no nome de cada um, de forma manual. Clicando no nome do participante, é possível ainda ver todo o formulário preenchido por ele na hora da compra, com todas as informações relevantes que o organizador solicitou – como RG, CPF, endereço, número da camisa, etc. 

Perfis de evento que usam este controle:
Corridas ou competições, com a necessidade de realizar o credenciamento dos atletas e entrega dos kits; Conferências, seminários e congressos, para o credenciamento do público e entrega de crachás;

Check-in via aplicativo para celular
No caso de eventos que não possuem credenciamento na entrada, a melhor solução é o check-in via aplicativo para celular. Neste caso, existe uma ou mais pessoas na porta, cada uma com um celular. Este controle da entrada lê o ingresso através do código QR quase que instantaneamente, validando o ingresso e acusando falsificações. Esse check-in também pode estar aliado à conferência da identidade do participante!

É muito mais rápido que uma lista de papel – em que se perde muito tempo procurando os nomes – e muito mais seguro. Por ser mais ágil, reduz as filas dos eventos passando um participante atrás do outro sem demora. E ainda, com todos os dados no sistema, você consegue ter o controle de quem foi e de que horas entrou!

Perfis de evento que usam este controle:
Shows;
Palestras;
Eventos gastronômicos.

Lista
A lista de papel só é recomendada no caso de eventos com menos participantes. Ela é tradicionalmente utilizada em casas noturnas e locais que possuem ou não credenciamento de entrada mas que recebem um público de até 100 pessoas. Ela pode ser utilizada em formato Excel para controle interno dos organizadores, ou ainda exportada em PDF apenas com os dados mais importantes para a utilização na porta do evento.

Perfis de evento que usam este controle:
Eventos de qualquer segmento, mas de porte pequeno;
Encontros.

Fonte: http://blog.sympla.com.br/qual-a-melhor-forma-de-controlar-a-entrada-de-participantes-no-meu-evento/

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