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Staff para eventos: Como montar seu dream team!

04 Julho 2017
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Possuir um time qualificado para a organização e execução das tarefas que darão vida ao seu evento é o primeiro passo para o sucesso.

Uma boa equipe, ou staff, é capaz de conduzir seu evento de forma tranquila, solucionando imprevistos antes mesmo de serem percebidos pelo público, colaborando para o alcance dos objetivos e satisfação dos participantes e patrocinadores. Mas como conseguir um dream team para seus eventos? Com certeza, você não irá encontrá-lo dando sopa por aí. É necessário procurar bons profissionais e inseri-los no contexto do seu evento. A seguir, iremos te ajudar nessa tarefa:

Conheça o seu evento
Antes de pensar na equipe é necessário conhecer seu próprio evento em todos os sentidos e definir o que você precisa. Relacione tudo o que é necessário para que a produção aconteça da forma como você espera. Isso inclui pessoas, serviços e ações. Agrupe os itens entre assuntos relacionados e determine uma equipe para aquele grupo. Veja nosso exemplo:

Evento: Show
Atividades: Limpeza dos banheiros, esvaziar lixeiras, limpeza do chão dos ambientes, reposição de papel toalha, sabonete e papel higiênico, recolhimento de latas de bebidas, copos e possíveis cacos de vidro.
Equipe responsável: Limpeza.

Com esse esquema montado para cada equipe e grupo de atividades, defina a quantidade de pessoas necessárias. Esse número precisa ser compatível com o tamanho do local, público esperado e agilidade necessária para cada atividade.

Monte sua equipe
Antes de iniciar a seleção das pessoas que formarão seu dream team, trace o perfil desejado para cada equipe. Você precisa de pessoas jovens ou mais experientes? Comunicativas, homens ou mulheres? Deseja que elas tenham algum tipo de formação específica ou falem língua estrangeira? Devem possuir experiência com determinada função como garçom, barman, limpeza, recepção, segurança ou outras? Escolha pessoas compatíveis com o perfil traçado, faça entrevistas pessoais a fim de conhecer melhor o candidato e verificar se ele realmente se enquadra em suas expectativas. Defina líderes para coordenar cada equipe, assim a comunicação será facilitada e você terá maior controle da situação. As solicitações serão repassadas para os líderes que irão delegar a atividade a cada integrante da equipe. Dê aos líderes autonomia para solucionar pequenos problemas, isso traz maior agilidade aos processos e não sobrecarrega o organizador do evento.

Indicações
Tente conhecer ao máximo os funcionários para seu evento, porém, quando isso não for possível, recorra às indicações. Procure por pessoas e empresas que conhecem o nicho dos eventos e que realizem um trabalho de qualidade. Boas recomendações são um ótimo caminho para encontrar parte do staff necessário, mas busque conversar com os funcionários e responsáveis pelas equipes para verificar se o serviço realmente é bem executado.

Terceirize alguns serviços
É comum e bastante cômodo contratar equipes prontas para determinada tarefa como limpeza e segurança. Trabalhar com um time terceirizado traz mais segurança e tranquilidade para você, porque esses profissionais já tem certa experiência e sabem agir em situações diversas. Mas para integrar os funcionários de outra empresa ao seu modo de trabalho e tipo de evento é importante orientá-los bem, informando-os sobre público, principais riscos e atividades prioritárias. Além disso, converse com a empresa contratada e explique como você irá direcionar a atividade do time. Se o serviço for compatível com o que sua produção necessita, você poderá contar com o pessoal terceirizado mais vezes, o que cria uma sintonia e, portanto, um trabalho mais eficiente.

Treine o seu time conforme o evento
Por mais que sua equipe possua experiência nas atividades que irão executar, o treinamento é necessário. É importante passar para cada equipe como você deseja que o serviço seja realizado, por exemplo, com que frequência os banheiros devem ser limpos e as lixeiras esvaziadas, onde deverão ficar localizados os seguranças, qual será a abordagem das recepcionistas, dentre outras tarefas. Repasse também todas as informações relativas ao evento, horários de apresentações, localização dos banheiros, administração, camarins, atrações, comidas e bebidas que serão servidas e o que for relevante. É importante que sua equipe esteja apta a responder qualquer dúvida dos participantes, ou mesmo saber direcioná-los a algum setor responsável, afinal, não há nada pior do que estar em um lugar onde ninguém sabe informar nada.

Faça com que sua equipe se apaixone pelo seu evento, mantenha-os sempre motivados, dessa forma eles irão trabalhar felizes e contribuirão para o sucesso. Seu dream team é a responsável por deixar tudo funcionando bem e também por cativar o público. Um trabalho bem feito garante feedback positivo!

Fonte: http://blog.sympla.com.br

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